*** El graduado puede hacer su solicitud online a través de la facultad y la facultad enviar los archivos electrónicos. Posteriormente la Oficina de Grados certifica y ofrece dos opciones: la firma electrónica para un documento digital o el documento en físico
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La ULA detectó que el software utilizado era antiguo y que la dinámica
actual es muy distinta (Foto: Cortesía / Tony Colmenares)
Prensa ULA / MFRM (CNP 16.686) Con la nueva modalidad de solicitud y entrega de documentos
certificados a los egresados de la Universidad Los Andes (ULA), es crucial que
los graduados no caigan en cuentos de sirenas, no sean víctimas de
sobornos y que no contraten gestores.
Fue apremiante verificar lo que se estaba evidenciando en las
redes sociales en relación con los trámites de documentos certificados
solicitados por egresados, en las que gestores ofrecían sus servicios para
obtenerlos.
En este sentido, la Universidad de Los Andes inició distintas
acciones que han dado resultados satisfactorios para estos universitarios,
desde alertar sobre la situación hasta planes operativos para la entrega
de dichos documentos.
"A raíz de estos planes operativos empezamos a detectar
situaciones que no deberían producirse como errores o un sistema obsoleto o
desaparecido, es nuestro deber institucional comunicar sobre esta realidad”.
Fue lo que encendió algunas alarmas y a partir de allí se comienza
a hacer una revisión bien detallada de cada proceso, según explicó el Rector de
la Universidad de Los Andes, Mario Bonucci Rossini.
Se tomaron decisiones para entonces generar urgentes y necesarios
cambios en el sistema y organización.
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Cambios en los procesos
Esta revisión motivó la transformación de todo el proceso, y
paralelo a esto empezaron a surgir denuncias por cobro en divisas de documentos
que eran extraídos de la taquilla y los trataban de vender a quienes
pertenecían.
Fue imperante modificar el software e implementar programas para
mejorar la calidad del servicio desde todo punto de vista.
Se diseñan los pasos para el momento de la solicitud, el
procedimiento, el trato al personal de grados y la disciplina en los
usuarios.
¿Por qué se han dado estos cambios?
Se detectó que el software utilizado era antiguo y que la dinámica
en la actualidad es muy distinta. Se apreció que las necesidades han
variado y que no se invirtió en mejorar los sistemas con el paso del tiempo,
situación que ocasionó prácticas indeseables que obligaron a generar los
cambios.
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El Rectorado en el proceso
Frente a esta realidad, el Rectorado es cuentadante de la
institución, por lo tanto tiene responsabilidad directa en cada una de las
dependencias, y en el caso de la Oficina de Grados.
Luego de conversaciones y análisis del caso con el Secretario de
la ULA, José María Andérez, se llega a la conclusión de que era indispensable
la reestructuración.
Se reflexiona también, sobre lo indispensable o necesario de
ordenar procesos o procedimientos, por lo que se nombramos una comisión para
dicha reestructuración.
La comisión está conformada por Dirección de Sistema de
Información Administrativa (DSIA), Servicio Jurídico, Plandes, Talleres
Gráficos y Coordinación de Internacionalización.
A este equipo se suma la Coordinación del Rectorado, así como
también con la ayuda de directores y funcionarios del Parque Tecnológico.
Meta
La meta a cumplir en un plazo corto es que haya calidad de
servicio, tener trabajo digital, que el graduado pueda hacer vía internet su
solicitud a través de la facultad y la facultad enviar los archivos
electrónicos.
Posteriormente la Oficina de Grados certifica y finalmente
ofrecerle a los graduados dos opciones: la firma electrónica para un documento
digital o el documento en físico.
Todos estos pasos implican mecanismos de control como el código QR
con el que se puede acceder a una página protegida y encriptada.
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Medidas que se están
implementando
Entre las medidas están la calidad de servicio y un sistema de
operativos rápido en los que ya se han atendido a los egresados en sus
solicitudes de documentos.
El rector de la ULA refiere que hay medidas que se han tomado,
como por ejemplo: no pueden ser apoderados de los graduados universitarios
profesores, empleados, obreros, jubilados y activos.
En estos casos, se ha detectado la generación de situaciones
indeseables que no deberían producirse.
De acuerdo a esto ahora el universitario puede solicitar sus propios documentos o el apoderado puede ser un familiar en primer grado de consanguinidad o de afinidad.
Al personal ULA y egresados
La autoridad rectoral exhortó a todos los universitarios para que
respalden y ayuden en estas nuevas modalidades que brindan rapidez y
transparencia.
Es importante para el egresado acudir por información relacionada
con los trámites y solicitudes a través de la cuenta en Instagram @gradosula.
“En la medida en que seamos serios y responsables vamos a acabar
con estas prácticas que las vemos muy frecuentemente en organismos
gubernamentales en el país. Esas prácticas no son lo que queremos para esta
noble Universidad de 236 años que es la conciencia crítica del país",
finalizó el Rector.
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sus títulos académicos en Trujillo
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